中共旬阳县委组织部副部长 薛同新

干部档案管理是干部工作中十分重要的基础性工作，近年来，旬阳县委组织部在市委组织部的直接指导下，以争创一级档案管理室为目标，坚持高起点、高标准、严要求，切实强化领导，夯实措施，狠抓落实，使档案管理工作走上了制度化、规范化、科学化的轨道，为强化人才资源开发、服务旬阳经济强县建设做出了积极的贡献。我们的主要做法是：
一、广泛收集，甄别归类，规范整理，实现了档案管理标准化
我县共有干部人事档案13742卷，主要由县委组织部、人劳局、教育局三个干部人事档案室分口管理，县委组织部档案室现存档案1200卷。为了切实加强新时期干部人事档案工作，我们在上级组织部门的指导下，采取新的档案整理办法，更换了纸质档案袋，进行了重新分类、装订、整理。一是认真细致的做好材料收集工作。在档案材料的收集上，我们注重把“功”做在平时。对档案材料做到当日收，当日入档，做到日清日结，材料收集上尽可能做到全面细致，宁可多收十份，不能漏掉一份，要求材料形成单位必须在正式材料形成一个月内，由单位政工干部送交管档部门及时归档，对不符合规定要求的，及时要求有关人员改正。近三年来，共收集零散材料10000多份，充实了干部人事档案内容，扩大了档案资料信息量。二是认真审查，严格甄别。为了确保材料的真实性，在材料归档时，管理人员严格按照《干部档案整理工作细则》和《关于干部档案材料收集、归档暂行规定》、《鉴别归档制度》的要求、规定和程序办事，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义，对具体问题具体分析，对材料进行鉴别筛选，做到“去粗取精、去伪存真”。对于年代较远的历史材料采取实际调查、查阅资料、推理印证等方法严格按规定办事，对所有档案材料进行认真逐人全面核准，对发现的问题及时予以纠正。三是严格标准，规范整理。在档案整理中，我们认真学习档案整理新办法，并坚持标准抓好整理。2000年市委组织部对干部人事档案目标管理做出安排后，我们抽调人力，集中10个月时间对干部档案全部进行了整理，对收集的档案材料中的金属物、粘连片、破损面，纸张长短不齐，宽窄不同等进行了剔除、裁剪和裱糊。同时按照《档案整理工作细则》的要求，对干部档案材料中的干部自然情况、职务、工资、考核、学历、政审等信息资料按标准进行了全面、系统地分类，统一编号、编目，印制了档案案卷变动登记、查询、收转等十余种检索工具，使新整后的干部档案达到了编排有序、目录清楚、装订整齐、整洁美观、使用方便的要求。
二、抓硬件、上软件，建立了干部档案管理信息系统，实现了档案室建设规范化
近年来，旬阳县委组织部把档案管理工作规范化建设作为创建一级档案室的突破口，强化投入，加强培训，使档案管理步入规范化运行轨道。一是加大硬件投入。县委组织部在资金和办公用房十分紧张的情况下，筹措资金6.5万元,购置了打孔机、切纸刀、新型档案盒1500个。对档案室进行了装修，铺置了复合强化防火地板，安装了防光窗帘，配备了空调、去湿机、灭火机、一体机、温湿度计等硬件设施，购置办公桌椅四套，更新了15组铁质档案柜，挤出办公用房四间，实现了档案室的“四室”分开，“六防”到位；县人劳局、教育局克服各种困难，建立了专用档案室，更换了铁皮柜子，购置了新的塑料档案盒，已采用新的方法对所管存档案进行整理，落实了“六防”措施，建立健全了各项规章制度。从而使全县的干部档案硬件条件跃上了一个新台阶。二是实现微机化管理。为了切实提高干部信息资料的高效利用，2002年4月我们拿出17000元资金，购买电脑和一体机各一台，购置了《干部档案管理信息系统》软件。抽调了2名工作人员，集中四个月时间，在对档案资料严格审核的基础上，把干部档案的编号、编目及干部个人的自然情况、照片、职务、工资、学历、工作简历、家庭及主要社会关系等资料信息录入电脑，建起干部档案信息管理系统；在日常工作中，我们充分发挥信息库作用，进行干部信息的查询、分析、统计，信息库可自动生成干部花名册、年度报表、任免审批表等实用资料，极大地方便了工作，提高了效率。尤其是在县乡换届、日常干部管理和人力资源开发等工作中，发挥了重要作用。
三、用制度管档，用制度管事，实现了档案管理制度化
在档案管理工作上，我们把制度建设贯穿于档案管理工作全过程，坚持照章办事、按程序办事。一是着眼于“管用”。建立健全各项制度。制订了《2000—2005年干部档案管理发展规划》；建立了查（借）阅制度、档案收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对等八项制度。二是着眼于“管住”，严格执行各项制度。在档案工作中我们严格坚持按制度、按程序办事。实行“五不查阅”（无单位介绍信不准查、非正式党员不准查，本人不准查，未经批准不准查，涉及亲属不准查）、“三不转递”（个人带档不转、没有调函不转，接收单位不明不转），档案无特殊情况不出档案室。做到了在制度面前人人平等，秉公办事，公道正派，不循私情，坚决维护制度的严肃性。三是坚持用制度管人、用制度管事。由于干部档案资料属非共享性资源，实现微机化管理后，档案资料输出的手段和途径增加，为了管住档案，用活资料，我们制定了《干部信息库管理制度》、《信息员管理职责》、《信息库信息分类》等有关制度，明确了信息工作职责，规范了工作行为，从制度上杜塞了漏洞。
四、抓培训，强素质，实现档案管理队伍专业化
干部人事档案工作是一项政治性、政策性、专业性、服务性很强的工作，要做好新时期干部人事档案管理工作，关键是要建立一支在政治上、业务上双过硬的档案管理人员队伍。在实际工作中，我们注重把知识化、年轻化、专业化的人才充实到档案管理工作岗位中去，使他们既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能够根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。在加强专业档案管理人员同时，我们在各基层单位建立了95名兼职干部档案联络员，形成了一支专兼结合、点面联系的干部档案管理网络，并通过采取业务培训的方法，强化队伍建设，每年由组织部牵头采取举办培训会、现场观摩指导、送出去培训学习等方法，对档案管理人员进行了全面的业务培训，使他们熟练掌握档案管理工作基本技能，把好干部档案材料接收的入口关。2000年市委组织部干部档案管理业务培训之后，及时对人劳局、教育局等单位的档案管理人员进行了专题培训和业务交流，达到了共同学习，取长补短，促进提高的目的，使档案管理人员整体素质跃上了一个新水平。
五、强化资源开发，提升管理水平，实现了档案利用服务效能化
为干部管理和人才开发工作提供优质服务是档案工作的出发点和归宿。工作中，我们注重在创新服务手段、拓宽服务领域、提高服务质量上下功夫。一是为干部选拔任用提供决策依据。干部档案是对干部历史状况的反映，对于选拔任用干部具有十分重要的参考作用。为了让干部档案在干部选拔工作中发挥作用，我们将全县科级领导干部及后备干部的基本情况及社会关系、奖惩、年度考核等情况录入计算机，并充分利用计算机和档案，反复筛选，对各年龄段、各学历层次的科级领导干部及后备干部分类管理，打开电脑，需要查阅的干部的各种档案资料，能准确快捷的打印或浏览，为干部选拔任用提供了便捷服务。二是为干部日常管理服务。在日常干部任免、考察、工资福利、政策落实等日常管理中，充分发挥档案的作用，准确、及时、不折不扣地把党的干部路线、方针、政策贯彻到实际中去。三是为人才队伍建设服务。我们立足于档案工作服务于全县经济发展大局，以干部档案为依据，分类搜集整理了旬阳县党政领导干部、企业管理者、学科带头人 “三支人才队伍”及后备干部队伍的基本情况，并录入信息库，分类打印成册，为县委、政府的决策工作提供详实、准确的第一手资料。
在干部档案管理上，我们取得了一定的成绩，收到了一定的成效，我们有以下几点体会：
一是强化领导是搞好干部档案管理的重要保证。县委高度重视干部档案工作，把干部人事档案工作列入干部工作重要议事日程，精心组织，狠抓落实。县上成立了干部档案管理工作领导小组，领导小组由分管组织工作的县委常务副书记任组长，组织、人事、财政、教育等相关部门为成员，领导小组办公室设在县委组织部，具体协调干部人事档案的日常管理业务。县委常委、组织部长曾朝阳同志十分重视此项工作，逢会必讲干部档案工作的重要性，并把干部档案工作与组织部日常工作同安排，同部署。在人、财、物上倾力支持。注重关心档案管理人员，为档案管理干部争取了每月90元的档案津贴待遇，并经常过问档案管理干部的工作、生活情况，进一步激发了管档人员安心本职岗位，争创一流业绩的工作热情。在具体工作中进一步夯实了分管部（局）长第一责任人，干部（人事）股长直接责任人，档管人员具体责任人的“三级责任”主体，实行岗位目标化管理，由于加强了组织领导，使干部档案管理工作的各项措施落到了实处。二是加强硬件投入是提升档案管理水平的前提条件。实践证明，没有一流的硬件做支持，是无法实现干部档案管理的一流业绩，一流服务。工作中，我们把加大硬件投入作为提高干部档案管理的前提条件，倾注人、财、物，优化硬件设施。县委组织部先后投资6.5万元,添设置，强硬件，建“四室”；县人劳局在资金紧缺的情况下，先后投入5万元，把原有的木柜全部换成铁皮柜，购置了两台电脑进行微机管理；县教育局在办公室住房紧张的情况下，一次性投入10万元配备了硬件，抽调专人对全县4000份教师档案进行重新整理，实现了档案专人、专柜、专室管理。通过加大硬件的投入，使我县干部档案管理更加规范、科学。三是高素质的档案管理干部队伍是档案工作创一流的基础。干部档案管理工作政策性强，业务技术要求高，工作任务量大面广，枯燥琐碎，没有政治素质好、业务技能强、能吃苦耐劳，甘于奉献的档案管理干部是无法较好完成工作任务的。几年来我们重点教育档案工作者要牢固树立“六种心态”，即：一心为事业的“爱心”，甘于平凡寂寞的“平常心”，工作中的“细心”，服务上的“热心”，配合上的“齐心”和勇于开拓的“创新之心”。从而在档案管理工作中涌现出一批勤奋敬业、耐心细致、默默奉献、不计得失的干部。正是由于有这样一支务实敬业，甘于奉献的档案管理干部队伍，使我县干部档案管理工作取得了较好的成绩。四是加强制度建设是搞好干部档案管理工作的关键环节。制度建设在档案管理中具有可操作性、约束性、根本性的作用 ，加强制度建设对于进一步提高干部档案工作的科学化、规范化建设具有重要意义。我们在干部档案管理中，把制度建设作为一个关键环节来抓。在依据上级对干部档案管理的规定的基础上，在实践中不断进行总结完善。先后制定了收集整理、查借阅、信息管理等三类、十二项制度，并在实际工作中严格照章办事，不徇私情。维护干部档案资料的严肃性和权威性。使我县干部档案管理步入科学化、规范化运行轨道。为加强干部管理，开发人才资源，建设经济强县做出了应有的贡献。
近年来，我们在干部档案管理中，做了一点工作，集累了点滴经验，取得了一定的成绩，但与上级的要求和干部档案管理工作科学化、规范化、标准化的目标仍有很大的差距，与兄弟县区的干部档案管理工作相比还有一定距离，在今后的工作中，我们将以这次会议为契机，认真贯彻落实本次会议的精神，虚心学习兄弟县区的好经验、好做法，切实加大干部档案管理工作力度，加强领导，明确目标，夯实措施，落实责任，促进我县干部档案管理工作再上新台阶。